如何撰写有效的贸易展邀请函
撰写贸易展邀请电子邮件时，您可以选择多种内容。您可以撰写一般邀请，也可以邀请收件人采取特定行动。无论哪种方式，都有一些简单的规则可以帮助您撰写有效的邀请，直奔主题。不要写一篇文章来解释为什么人们应该参观你的展览。简单介绍几个事实，让他们自己决定。
不要只告诉读者您的展位上发生了什么，还要告诉他们参观您的展位能给他们带来什么好处。
添加一些视觉元素，让邀请函更有趣。不必太花哨；简单一点，比如一张你之前活动展位的照片，就足以吸引眼球。
包含行动号召。它可能是一个通用的 CTA，例如参观您的展位，但也可能是特定的操作，例如观看产品演示或安排约会。
专家提示：许多贸易展览会为参展公司提供独特的 URL，可用于群发电子邮件。这些 URL 将访客引导至展会的注册页面。在某些情况下，使用该 URL 可让注册者享受注册费折扣。如果您有这样的 URL，请在电子邮件中使用它（例如，作为号召性用语），并让收件人知道他们可以获得折扣。（这并不一定会让您的电子邮件更有效地吸引流量到您的展位，但通过您的邀请注册的任何人都肯定比根本不参加的人更有可能访问您的展位！）
增加展位人流量的电子邮件模板
在贸易展会前夕，定期发送电子邮件是一种简单的方法，可以提醒人们您将参加展会并且您的展位值得参观。
请注意，电子邮件 1、2 和 3 是“介绍性”电子邮件的三个版本。每个收件人应根据其所属的收件人组收到这三封电子邮件中的一封。在其余三封电子邮件中，您重申您的邀请，并每次关注展览的不同元素。
1. 一般贸易展览会邀请函
此示例邀请函针对的是与您已有合作关系的人，例如现有客户、客户和供应商。他们不一定是潜在客户，但让人们知道您正在参加行业活动也无妨。如果他们中的任何一个人碰巧在您的展位停留，他们将有助于让展位看起来热闹而受欢迎，这本身就可以吸引更多人流。
主题行：
欢迎前往 [MONTH] 的 [EVENT] 见见我们！
电子邮件：
嗨 [NAME]，
[公司] 已预订了今年 [月份] 举行的 [活动] 的展位，我们对即将举行的活动感到非常兴奋！
阵容看起来很棒，我们期待与大家一起发现行业中的新动态。我们特别期待 [插入：主题演讲者或您所在行业感兴趣的教育会议]。
如果您参加，我们非常高兴在那里见到您。欢迎参观我们的展位 [NUMBER/LOCATION]！
[您的姓名/公司]
Subject line:
Come and See Us at [EVENT] in [MONTH]!
Email:
Hi [NAME],
[COMPANY] has booked our booth for [EVENT] this year in [MONTH], and we’re excited for what’s in store!
The lineup looks amazing, and we’re looking forward to finding out what’s new in the industry along with everyone else. We’re particularly excited about [INSERT: Keynote speaker or education session of interest to your niche].
If you’re attending, we’d love to see you there. Come visit us at booth [NUMBER/LOCATION]!
[YOUR NAME/COMPANY]
2. 邀请参观您的展位
这是一封介绍性电子邮件，重点介绍您的展品。它适用于您电子邮件列表中尚未与您建立关系的人。由于您还不认识他们，因此它需要与电子邮件 1 中使用的语言不同。在这封电子邮件中，重点介绍您的展位提供的价值，让收件人有理由停下来。
主题行：
[NAME]，今年您会参加[EVENT]吗？
电子邮件：
嗨 [NAME]，
[活动] 计划于本 [月] 举行，我们将在展位 [号码/位置] 参加。今年我们将推出：
[示例] 我们非常高兴地推出一款新产品，整个展会期间都有现场演示。如果您正在寻找 [产品的主要优势]，您一定不会想错过这个！
[示例] 最好的展览团队，随时准备回答您的所有问题。
[示例] 参加我们的游戏/抽奖/赠品活动，就有机会获胜！
我们希望在那里见到您！
[您的姓名/公司]
Subject line:
[NAME], Will You Be at [EVENT] This Year?
Email:
Hi [NAME],
[EVENT] is scheduled for this [MONTH], and we’ll be there at booth [NUMBER/LOCATION]. This year we’re featuring:
- [EXAMPLE] A new product we’re excited to debut, with live demonstrations throughout the show. If you’re looking for a [KEY BENEFIT of product], you won’t want to miss this!
- [EXAMPLE] The best exhibit team, ready to answer all your questions.
- [EXAMPLE] Enter our game/raffle/giveaway for a chance to win!
We hope to see you there!
[YOUR NAME/COMPANY]
3. 邀请事先联系
此版本的展会邀请函适用于去年在同一展会上拜访过您的人。在此电子邮件中，您将与他们联系，提醒他们您去年曾与他们联系过，并鼓励他们再次拜访您。主题行：
[NAME]，今年您会再次参加[EVENT]吗？
电子邮件：
嗨 [NAME]，
[活动] 定于本 [月] 举行，[公司] 将再次参加！今年，您可以在 [号码/位置] 展位找到我们。
今年我们的特色是：
[示例] 我们非常高兴地推出一款新产品，整个展会期间都有现场演示。如果您正在寻找 [产品的主要优势]，您一定不会想错过这个！
[示例] 我们出色的展位团队随时准备解答您的所有问题。
[示例] 参加我们的游戏/抽奖/赠品活动，就有机会获胜！
我们很高兴再次见到您，所以请顺便过来告诉我们[他们的公司]在做什么！
[您的姓名/公司]
Subject line:
[NAME], Will You Be at [EVENT] Again This Year?
Email:
Hi [NAME],
[EVENT] is scheduled for this [MONTH], and [COMPANY] will be there again! This year, you can find us at booth [NUMBER/LOCATION].
This year we’re featuring:
- [EXAMPLE] A new product we’re excited to debut, with live demonstrations throughout the show. If you’re looking for a [KEY BENEFIT of product], you won’t want to miss this!
- [EXAMPLE] Our amazing booth team, ready to answer all your questions.
- [EXAMPLE] Enter our game/raffle/giveaway for a chance to win!
We’d love to see you again, so stop by and let us know what [THEIR COMPANY] has been up to!
[YOUR NAME/COMPANY]
4. 安排会议的邀请
在此示例邀请中，您将邀请参加贸易展的人安排一次会议，讨论他们的需求并解释您的产品或服务如何满足他们的需求。在这里，您需要强调您的产品或服务如何解决特定问题。然后，添加一个 CTA，让他们可以点击进入日历，在那里安排会议。主题行：
[NAME]，只需几秒钟即可安排在[EVENT]的会议
电子邮件：
嗨 [NAME]，
最近，我们通知您我们将参加 [MONTH] 的 [EVENT]。今天我们将开放日历，以便您可以在合适的时间提前安排预约。
如果您有问题，让我们一起讨论解决方案。
[实施例1]
[实施例2]
[实施例3]
预约名额有限，所以不要耽搁！
[您的姓名/公司]
Subject line:
[NAME], It Only Takes a Few Seconds to Schedule a Meeting at [EVENT]
Email:
Hi [NAME],
Recently, we let you know we’d be attending [EVENT] in [MONTH]. Today we’re opening up the calendar so you can schedule an appointment in advance at a time that suits you.
If you have a problem, let’s get together and talk about solutions.
- [EXAMPLE 1]
- [EXAMPLE 2]
- [EXAMPLE 3]
Appointment slots are limited, so don’t delay!
[YOUR NAME/COMPANY]
5. 产品演示邀请
如果您在贸易展上举行产品演示，提前告知潜在客户会很有用。如果他们感兴趣，他们可以在合适的时间安排在您的展位上观看演示。这意味着包含一些有关产品的关键细节很重要，这样他们就可以决定这是否是他们感兴趣的东西。
主题行：
[NAME]，您可以在[MONTH]的[EVENT]现场观看我们的新产品发布会！
电子邮件：
嗨 [NAME]，
最近，我们通知您我们将参加 [MONTH] 的 [EVENT]。现在，我们非常乐意亲自邀请您到我们的展位观看我们激动人心的现场产品演示之一。我们将推出一款可以实现以下功能的产品：
[主要优点 1]
[主要优点 2]
[主要优势 3]
我们将于 [日期/时间] 在 [展位号] 展示我们的新 [产品]。如果您一直在寻找 [具体问题] 的解决方案，那么您会想要抽出时间参加这次活动！
Subject line:
[NAME], You Can See Our New Product Launch Live at [EVENT] in [MONTH]!
Email:
Hi [NAME],
Recently, we let you know we’d be attending [EVENT] in [MONTH]. Now, we’d love to personally invite you to our booth to see one of our exciting live product demos. We’ll be introducing a product that can:
- [KEY BENEFIT 1]
- [KEY BENEFIT 2]
- [KEY BENEFIT 3]
We’ll be demonstrating our new [PRODUCT] at [BOOTH NUMBER] on [DATES/TIMES]. If you’ve been looking for solutions to [SPECIFIC PROBLEM] you’ll want to make time for this!
6. 抽奖邀请
这封电子邮件本质上是邀请收件人到您的展位参观。这封电子邮件的重点是您的抽奖活动，并附带一些有关您展位的详细信息。如果您之前的电子邮件还没有完全说服收件人对您感兴趣，那么这封电子邮件可能会促成交易。主题行：
[NAME]，来参观我们在[EVENT]的展览吧，您就有可能获胜！
电子邮件：
嗨 [NAME]，
我们之前提到过我们在 [活动] 的展位，但您是否知道今年我们将为一位幸运的获奖者提供 [大奖]？
这是真的！除了我们的产品首次亮相和现场演示外，我们还将举行抽奖活动，奖品包括 [大奖] 和 [小奖]。
请前往展位 [NUMBER/LOCATION] 参加抽奖！
[您的姓名/公司]
Subject line:
[NAME], Drop by Our Exhibit at [EVENT] and You Could Win!
Email:
Hi [NAME],
We’ve mentioned our booth at [EVENT] before, but did you know that we’re offering a [GRAND PRIZE] to one lucky recipient this year?
It’s true! In addition to our product debut and live demos, we’re holding a prize draw with a [GRAND PRIZE] up for grabs, as well as [MINOR PRIZES].
Check us out at booth [NUMBER/LOCATION] to enter the raffle!
[YOUR NAME/COMPANY]
